Деловой квартал: как настроить эффективную коммуникацию на стройке

История ГК "Экодолье"

О компании

ГК «Экодолье» создана в 2007 году, основными инвесторами и совладельцами являются фонд прямых инвестиций Baring Vostok Private Equity Fund IV, Европейский Банк Реконструкции и Развития. Сегодня «Экодолье» является одним из лидеров на рынке малоэтажного строительства. Совокупная площадь текущих объектов превышает 1000 Га. В строительстве применяются передовые российские и иностранные технологии.

Большая стройка

Сегодня в портфеле компании «Экодолье» 6 проектов загородных поселков в Московской, Свердловской, Самарской, Оренбургской и Калужской областях. К седьмому году жизни бизнеса перед руководством ребром встал вопрос: как быстро и почти безболезненно наладить оперативное взаимодействие между всеми объектами и головным офисом?

Подавляющая часть сотрудников компании постоянно находится «в полях». В условиях удаленной работы, на стройке, постоянно случаются перебои в связи. И постепенно потребность сотрудников в мобильных рабочих инструментах приняла критический характер. Стандартные инструменты не могли удовлетворить нарастающую потребность в быстром удаленном доступе к документам и совместной одновременной работе с ними, участии в собраниях по сети. 

Именно с такими задачами — улучшением и ускорением коммуникаций между специалистами — руководство «Экодолья» пришло к Microsoft.

Быстрая адаптация

Продуктами этой компании строительная компания пользовалась уже 6 лет, и на этот раз выбор пал на пакет Office 365. Интегратором выступил IT-Partner, с 2006 года находящийся в статусе «Золотого партнера» Microsoft.

Помимо возможности удаленно (и, что важно, - совместно) работать с текстами и таблицами в уже знакомых инструментах, сотрудники получили доступ к простым и быстрым инструментам для переписки, переговоров, звонков, совещаний:  почте Exchange Online, коммуникатору Lync Online и корпоративному порталу для совместной работы SharePoint.

Кроме подписки на новое ПО компания обновила и оборудование: для сотрудников приобрели  40 стационарных компьютеров HP и ноутбуков Sony Vaio на базе Windows 8.1.

«Устройства с инструментами Office 365 довольно быстро прижились в компании. Интуитивно понятный интерфейс Windows 8.1 легко был освоен сотрудниками и упростил основную задачу обучения сервисам от Microsoft. Помимо того, важно, что мы стали не просто мобильны, но и независимы: мы строим наши поселки в экологичных местах, за пределами города, и зачастую на этапе строительства бывают перебои со связью: то кабель повредят, то электричество отключат в целях безопасности, и все в таком духе. На днях была «история»: проходило совещание со всеми нашими подразделениями, обсуждали бюджет на 2015 год. И как раз отключается все! Раньше я бы просто была выключена из процесса обсуждения, сейчас же достаточно открыть ноутбук, поймать сигнал WiFi и подключится к конференц-колу»,- подчеркнула руководитель PR-направления ГК «Экодолье» Светлана Судакова.

«Переход на сервис Office 365 был осуществлен весной 2013 и длился около 3 месяцев. Процесс адаптации к сервисам Office 365 продолжается, так как все инструменты имеют большой потенциал и требуют изучения, настройки и обучения. Но базовые сервисы не потребовали много времени: Exchange – около 2-х недель, Lync – около трех недель, с корпоративным порталом мы начали работать через 2 месяца после получения лицензий»,- рассказал DK.RU Сергей Королев, руководитель ИТ-службы «Экодолья»

Простота продукта выразилась не только в быстрой адаптации сотрудников, но и в поддержке работоспособности сервисов. Модель потребления ИТ как услуги позволила компании планировать и контролировать расходы ежемесячно, легко подключать и отключать лицензии.

Сергей Королев:

«Так как механизм лицензирования стандартных решений Microsoft не представляет больших трудностей, то подписка на сервисы Office 365 занимает несколько минут в on-line режиме, а подписку на прочие пакеты инструментов осуществляем через партнера Microsoft ежегодно в течении 2-3 дней».

Эффективная синергия Office 365

Microsoft заботится о том, чтобы все сервисы работали вместе, координировались между собой. Это дало существенно больший эффект, чем если бы «Экодолье» использовали «чужеродные» системы. Весь пакет - Office 365, Exchange, SharePoint, Lynс - дает эффект синергии.

Сервисы Microsoft и устройства на Windows полностью удовлетворили внутриофисные, так и «полевые» потребности. Сотруднику достаточно открыть браузер на любом ПК, планшете или ноутбке, ввести логин-пароль от своей учетной записи, как он попадает в привычный интерфейс программы, где собраны все документы, таблицы, презентации и сведения по всем контрактам, договорам и сделкам.

Как пояснил DK.RU г-н Королев, в конечном итоге компании удалось не только настроить эффективную работу подразделений, но и снизить издержки от постоянных командировок в Москву на общекорпоративные совещания. Пропала потребность и в секретарях на мероприятиях — с помощью Lync нужно просто выбрать участников из списка, и в два-три клика организовать конферец-связь, запись и архивация ведутся автоматически.

«Сейчас сервисами Office 365 пользуются более 180 сотрудников Группы компаний Экодолье. Сотрудничество с Microsoft продолжается. Идет совместный проект по использованию Power BI (инструмент визуализации и анализа данных из Excel – прим.ред.). В планах – дальнейшее развитие корпоративного портала»,- поделился результатами и планами Сергей Королев. 



Источник: Деловой квартал